Klienta izpēte nav kaut kas, ko izlemjat darīt. Likums nosaka, kad tā notiek un sākot no kādām summām. Visam, kas seko — cik dziļi jāiet, kurš ir patiesais labuma guvējs, ko darīt, kad lietu pabeigt nav iespējams — likumā jau ir atbilde.
Klienta izpēte Latvijā nav kaut kas, ko uzņēmums izlemj veikt, uzsākot sadarbību. Likums nosaka, kad tā notiek, un vairāki no šiem brīžiem ar attiecību uzsākšanu nav saistīti nemaz. Divi no pienākumiem, kas no tās izriet, ir pildāmi nevis pret klientu, bet pret Uzņēmumu reģistru un Finanšu izlūkošanas dienestu.
Katru lietu izšķir trīs jautājumi.
Pirmais: vai kaut kas izpēti ir iedarbinājis
Izpēte ir nepieciešama pirms darījuma attiecību uzsākšanas un pirms vienreizēja darījuma šādos gadījumos:
| Kas notiek | No |
|---|---|
| Darījums vai vairāki, kas izskatās savstarpēji saistīti | 15 000 EUR |
| Naudas pārvedums, tostarp ar karti, elektronisko naudu vai telefonu | 1 000 EUR |
| Valūtas maiņa | virs 1 500 EUR |
| Darījums ar kriptoaktīviem | 1 000 EUR |
| Preces vai pakalpojumi, par ko maksā skaidrā naudā | 10 000 EUR |
| Loterijas un azartspēles, likmes un laimesti | 2 000 EUR |
Vēl diviem iedarbinātājiem summas nav piesaistītas. Viens ir aizdomas. Otrs ir šaubas, vai jau esošā informācija par klientu ir patiesa un pilnīga — un tieši to aizmirst, jo tas nostrādā attiecībā uz sen esošu klientu, kura lieta tika slēgta pirms gadiem.
Vienu paplašinājumu ir viegli palaist garām. Nekustamā īpašuma aģentam izpēte jāveic arī par darījuma otru pusi — personu, kas no viņa klienta pērk, viņam pārdod vai no viņa īrē — pirms darījuma noslēgšanas.
Otrais: cik dziļa ir izpēte
Likumā ir trīs pakāpes, un to, kura ir piemērojama, nosaka jūsu risku novērtējums.
Vienkāršota izpēte ir tā pakāpe, kuru saprot nepareizi visbiežāk. To var izmantot tikai tad, ja risks patiešām ir zems tādā veidā, kas atbilst jūsu un nacionālajam risku novērtējumam, un ja esat veikuši pasākumus, lai izprastu gan savas darbības, gan klienta riskus. Tie ir priekšnosacījumi, kas vispirms jāizpilda, nevis apraksts vieglākai dzīvei.
Un vienkāršota nenozīmē izlaista. Klients joprojām tiek identificēts un izpēte joprojām tiek veikta — apjomā, kas atbilst attiecībām un riska līmenim. Tā ir samazināta, un samazinājumam jāiztur pārbaude pret novērtējumu, kas to pamatoja. Likums tai nosauc divus klientu veidus: Latvijas valsts un pašvaldību iestādes ar zemu risku un sabiedrības, kuru akcijas tiek tirgotas regulētā tirgū kādā ES valstī.
Pastāv arī šaurs ceļš, kas balstās pašā pakalpojumā, un jāizpilda visi nosacījumi: rakstveida līgums; samaksa caur kontu ES bankā; aizdomu nav; kopējā vērtība ne vairāk par 15 000 EUR; ieņēmumi, kas nevar nonākt nevienam citam, izņemot nāves vai invaliditātes gadījumā; un neiespējamība darījuma laikā tos izņemt — vai, ja tāda pastāv, ieņēmumi pieejami ne agrāk kā pēc pieciem gadiem, bez ieķīlāšanas, bez cesijas un bez pirmstermiņa izbeigšanas.
Padziļināta izpēte — dziļākā pakāpe — arī nav fiksēts komplekts. Likums uzskaita pasākumus, un jūs piemērojat vienu vai vairākus atkarībā no riska: vairāk informācijas par klientu un patieso labuma guvēju, pārbaudītas; vai darījumi atbilst tai darbībai, ko klients norāda; no kurienes nākusi nauda un labklājība; kāpēc darījums tiek veikts; augstākās vadības apstiprinājums; un ciešāka uzraudzība pēc tam.
Politiski nozīmīgas personas. Ja klients vai tā patiesais labuma guvējs ir politiski nozīmīga persona, tās ģimenes loceklis vai zināms cieši saistīts cilvēks, padziļināta izpēte ir obligāta: attiecības jāapstiprina augstākajai vadībai, jānoskaidro un jāfiksē līdzekļu izcelsme un labklājības izcelsme, un uzraudzība ir ciešāka. Pārsteidz tieši otrā daļa — pārbaudei jāsniedzas līdz patiesajiem labuma guvējiem, ne tikai līdz klientam jūsu priekšā.
Statuss pats no sevis nebeidzas. Papildu pasākumus var pārtraukt tikai tad, kad persona savu publisko amatu ir atstājusi vismaz divpadsmit mēnešus un attiecības vairs neizskatās paaugstināta riska. Divpadsmit mēneši ir minimums, nevis atbrīvošanas datums. Finanšu izlūkošanas dienests publicē vadlīnijas šo amatu identificēšanai, tostarp attiecībā uz klientiem ārvalstīs, un jūsu pašu saraksts nedrīkst būt šaurāks par likuma noteikto.
Trešais: kurš ir patiesais labuma guvējs un kur to meklēt
Jānoskaidro, kurš ir patiesais labuma guvējs, un atkarībā no riska jāpārliecinās, ka atrastā persona patiešām ir tā, izmantojot uzticamu un neatkarīgu avotu.
Likums precīzi nosaka, kas jāfiksē: vārds, personas kods, dzimšanas datums, valstspiederība, pastāvīgās dzīvesvietas valsts, cik liela sabiedrības daļa tai pieder vai ir tās kontrolē tieši vai netieši, un kā šī kontrole tiek īstenota. Ja kontrole īstenojas caur citu sabiedrību, jāidentificē arī tā.
Par to, kur meklēt, likums nosaka secību. Sākt ar Latvijas Uzņēmumu reģistru, pēc tam atkarībā no riska pievienot vienu vai vairākus: klienta apliecinātu izziņu, Latvijas vai ārvalstu informācijas sistēmas vai patstāvīgu labuma guvēja noskaidrošanu. Reģistrs ir vieta, kur sākt, nevis kur beigt.
Pienākums, kas pārsteidz
Ja izpētē atklājas informācija par patieso labuma guvēju, kas nesakrīt ar Uzņēmumu reģistrā esošo, par to jāpaziņo reģistram — nekavējoties un ne vēlāk kā trīs darbdienu laikā — un jāpaskaidro atšķirība.
Tālākais notiek ātri. Vienas darbdienas laikā, bez atsevišķa lēmuma, reģistrs pievieno brīdinājumu, ka reģistrētā informācija varētu neatbilst patiesībai. Tas paliek redzams citiem likuma subjektiem, tiesībaizsardzības iestādēm un uzraudzītājiem, līdz tiek atsaukts.
Pastāv aizsardzība, ko ir vērts zināt, pirms tā ir vajadzīga. Labticīgi sniegts paziņojums nav pārkāpums — neatkarīgi no tā, vai informācija izrādās nepareiza, un neatkarīgi no tā, kas rakstīts jūsu līgumā ar klientu. Konfidencialitātes klauzula nav iemesls klusēt.
Kad atbildi iegūt nav iespējams
Ja nevienu fizisko personu identificēt nav iespējams, izmantojot visus pieejamos līdzekļus, par patieso labuma guvēju var uzskatīt personu, kas ieņem amatu pārvaldes institūcijā — ar nosacījumu, ka veiktie soļi ir pamatoti un fiksēti rakstveidā. Tas ir galējais līdzeklis, nevis saīsinājums, un visa būtība ir tieši dokumentācijā.
Ja lietu pabeigt nav iespējams, sekas nav izvēles jautājums un netiek atliktas: attiecības netiek uzsāktas, konts netiek atvērts, esošās attiecības tiek nekavējoties izbeigtas, un darījums netiek veikts. Katrs gadījums tiek dokumentēts un izvērtēts, un, ja ir aizdomas, par to tiek ziņots.